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Réglement
des salles de lecture des Archives départementales
du Loiret |
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Conditions
d'accès |
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Article 1
Les salles de lecture des Archives départementales du
Loiret sont ouvertes au public du lundi au vendredi de
:
- 8h30 à 12h30 à la cité administrative Coligny
- 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00 rue d'Illiers. |
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Article 2
Durant les heures d'ouverture des salles de lecture, une
permanence est assurée par le personnel des Archives départementales
du Loiret. Les agents de permanence procèdent à l'enregistrement
des inscriptions et des demandes de communication, à l'orientation
des lecteurs vers les instruments de recherche, à la communication
des documents et au contrôle de leur restitution. Ils
veillent au respect par les lecteurs du présent règlement.
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Article 3
Toute personne, de nationalité française ou étrangère,
désireuse d'effectuer des recherches peut avoir accès
aux salles de lecture des Archives départementales du
Loiret. Les enfants ne sont admis que dans le cadre d'activités
scolaires.
Chaque lecteur doit se faire inscrire en justifiant de
son identité par la production d'une pièce officielle
en cours de validité comportant une photographie. Il lui
sera alors établi une carte de lecteur. La carte de lecteur,
à présenter pour obtenir communication de documents, est
valable pour l'année civile en cours et doit être renouvelée
tous les ans. |
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Article 4
Le public est admis en salle de lecture dans la limite
des places disponibles, à raison d'une personne par table
ou par appareil de lecture de microfilms.
Rue d'Illiers, les places de la salle des inventaires
ne sont pas utilisables pour la consultation des documents.
En cas d'occupation de toutes les places disponibles des
salles de lecture, les usagers peuvent être priés soit
de patienter à l'accueil, soit de revenir à une autre
heure ou date. En cas de grande affluence, il pourra être
demandé aux utilisateurs des lecteurs de microfilms de
limiter leurs temps d'utilisation.
Il n'est fait aucune réservation préalable de places,
que ce soit à une table ou à un lecteur de microfilms.
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Article 5
Les vêtements d'extérieur ainsi que les parapluies doivent
être déposés au vestiaire de l'accueil. Les sacs, cartables
ou sacs à main volumineux seront placés dans les consignes
prévues à cet effet. Des sacs en plastique transparents
sont à la disposition des lecteurs pour transporter leurs
affaires. Les lecteurs n'apporteront en salle que les
documents strictement nécessaires à leurs recherches.
En aucun cas des sacs ou des vêtements ne seront posés
sur les tables de la salle de lecture. |
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Article 6
Il est interdit de fumer dans la salle de lecture. Il
est interdit d'introduire nourriture et boisson en salle
de lecture, ainsi que tout objet ou produit susceptibles
d'endommager les documents (encre, correcteur, ciseaux,
cutter...). Les animaux (à l'exception des chiens-guides
d'aveugles) ne sont pas admis. L'usage des téléphones
portables est interdit dans la salle de lecture. |
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Article 7
Chaque lecteur est invité à adopter une tenue et une attitude
correctes et à respecter le travail des autres usagers
en évitant notamment de parler à voix haute. |
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Article 8
Les lecteurs ne peuvent pénétrer dans les locaux réservés
au service, y compris les bureaux situés dans la salle
de lecture. L'accès aux magasins d'archives est strictement
interdit. |
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Communication
des documents |
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Article 9
Pour obtenir communication des documents, une fiche de
demande doit être remplie par le lecteur. Cette fiche
doit obligatoirement comporter le numéro de lecteur, l'identité
et la ou les cotes des documents désirés. Les fiches sont
enregistrées par le personnel de la salle de lecture.
La livraison des documents correspondants est effectuée
selon les horaires affichés en salle de lecture. Il appartient
aux lecteurs de venir retirer leur commande auprès du
responsable de la salle. |
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Article 10
Les demandes sont limitées à 4 articles par fiche ou par
commande et à 10 documents par demi-journée. Il est possible
de commander des documents à l'avance en salle, ou par
correspondance à la condition d'indiquer leurs cotes exactes.
Aucune commande de documents par téléphone ne sera acceptée.
Rue d'Illiers, les documents en cours de communication
peuvent être laissés dans la salle entre 12h30 et 13h30
sous réserve d'une reprise de la consultation à l'ouverture
de l'après-midi. Les appareils de lecture de microfilms
doivent être débarrassés des bobines et les affaires des
lecteurs déposées sur une table.
Il est possible de mettre des documents en réserve dans
la limite de 3 articles (liasses, bobines, ouvrages).
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Article 11
Les lecteurs doivent procéder eux-mêmes aux recherches,
que ce soit pour relever les cotes dans les inventaires
ou la consultation des documents. Le personnel de la salle
de lecture est à la disposition des lecteurs pour tout
conseil ou information mais il ne peut en aucun cas se
substituer à eux pour le travail de recherche. |
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Article 12
Les liasses et les bobines de microfilms sont communiquées
une par une. La consultation des documents se fait uniquement
à une place assise de la salle de lecture et les lecteurs
doivent y apporter le plus grand soin. L'ordre de classement
à l'intérieur des liasses doit être scrupuleusement respecté.
Tout désordre ou anomalie doit être signalé aux responsables
de la salle de lecture. Les dommages constatés ultérieurement
sur un document peuvent engager la responsabilité du lecteur.
Toute altération ou dégradation infligée à un document
fera l'objet de poursuites, en application de l'article
322-2 du Code Pénal. |
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Article 13
Les communications sont strictement personnelles et individuelles.
Les travaux de groupe doivent être préalablement autorisés
par le directeur des Archives départementales et organisés
selon des modalités convenues. |
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Article 14
La communication des documents est soumise aux délais
de communicabilité prévus par la loi en vigueur. Il est
possible d'obtenir des dérogations à ces délais. Certains
documents issus de fonds d'archives privées ne sont consultables
qu'avec l'accord des déposants. La communication des originaux
de documents ayant fait l'objet d'un microfilmage peut
être refusée pour des raisons de conservation. Il en va
de même pour les documents précieux, fragiles ou en mauvais
état, même si le microfilmage n'en a pas été exécuté.
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Article 15
A l'exception des envois de microfilms pour consultation
dans d'autres établissements, aucun prêt à l'extérieur
à l'intention de particuliers n'est autorisé. |
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Reproduction
des documents |
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Article 16
Les Archives départementales du Loiret ont l'exclusivité
de la reproduction des documents qu'elles détiennent mais
ne peuvent être tenues d'y procéder. Elles peuvent assurer
des travaux de reproduction dans la mesure où ils sont
compatibles avec le bon fonctionnement du service et avec
la conservation des documents. Les modalités et tarifs
en sont fixés par le Conseil Général et disponibles dans
les salles de lecture. |
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Article 17
Une photocopieuse est mise à la disposition du public.
Son utilisation est soumise à l'autorisation préalable
du responsable de la salle de lecture et peut être refusée
en fonction de l'état du document. |
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Article 18
Sont exclus de la photocopie les livres et documents reliés,
les actes originaux de l'état civil, les documents scellés
ou d'un format dépassant la taille de la vitre du photocopieur.
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Article 19
L'usage des ordinateurs portables est autorisé ; en revanche,
l'usage des photocopieurs et scanners personnels est interdit.
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Article 20
Les lecteurs peuvent être autorisés à photographier eux-mêmes
certains documents, après rédaction d'une fiche de demande
à retirer auprès des responsables de la salle de lecture.
L'usage du flash est interdit. |
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Article 21
L'utilisation des reproductions, effectuées de quelque
manière que ce soit, à des fins commerciales ou de publication,
est interdite sans l'autorisation des Archives départementales
du Loiret. Cette autorisation peut être soumise au paiement
des droits de reproduction dont le montant est fixé par
le Conseil Général. |
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Exécution
du présent règlement |
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Article 22
Le non respect des dispositions du présent règlement peut
entraîner le retrait des documents communiqués, le refus
de communications ultérieures ou, en cas de négligence
grave ou de malveillance, l'exclusion immédiate du lecteur.
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Article 23
Le présent règlement annule le précédent en date du 2
mai 1991. |
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Article 24
Monsieur le Directeur général des Services départementaux
et Monsieur le directeur des Archives départementales
du Loiret sont chargés, chacun en ce qui les concerne,
de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au recueil
des actes administratifs du Département et affiché dans
les salles de lectures des Archives départementales. |
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Modalités
d'application |
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Application de l'article
5 du règlement intérieur de la salle de lecture
Les recommandations répétées de la Direction des Archives
de France et la découverte de quelques indélicatesses
commises par certains lecteurs nous amènent à prendre
les mesures suivantes, déjà adoptées par d'autres centres
d'archives publiques.
Les usagers des Archives départementales sont autorisés
à pénétrer en salle de lecture munis seulement : d'une
dizaine de feuilles de papier blanc, d'un
crayon à papier. L'introduction de tout autre accessoire
sera soumise à une autorisation spéciale. |
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Application de l'article
4 du règlement intérieur de la salle de lecture
Afin de prévenir l'usure prématurée des matériels mis
à la disposition des usagers et surtout pour permettre
au maximum d'entre eux d'accéder aux lecteurs et lecteurs-producteurs,
il a été résolu de limiter désormais à 2 heures d'affilées
les séances individuelles de visionnement.
Il sera possible d'obtenir des autorisations de prolongation
de ces séances auprès de la présidente de salle, dans
l'hypothèse où les machines resteraient inutilisées. |
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Communicabilité
des documents |
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Assurez-vous de la communicabilité des documents
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Les fonds publics
Consultez en page, l'article de la loi sur les archives
traitant des délais de communication des archives publiques
: ils sont nuls pour certains documents, et pour d'autres
sont portés à 30 ans, 60 ans, 100 ans, 120 ans ou 150
ans. |
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Les fonds privés
Ces fonds ont parfois été acquis par le département, quelques
fois ils ont été déposés ou cédés aux Archives départementales
par des particuliers, qui ont vu là la possibilité d'ouvrir
leurs archives à la recherche et de leur faire bénéficier
des conditions de conservation d'un dépôt public. Quand
le déposant est resté propriétaire du fonds, il lui appartient
d'en fixer les règles de communication et éventuellement
de reproduction.
Pour les connaître n'hésitez pas à vous adresser au personnel
de la salle de lecture. |
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Les travaux universitaires
(mémoires de maîtrise, de DEA et thèses)
S'ils n'ont pas fait l'objet d'une publication, leurs
conditions de consultation rejoint celles des archives
privées, c'est-à-dire qu'elles sont laissées à la discrétion
de leur auteur. Lorsqu'il a été impossible de retrouver
l'auteur d'un travail universitaire, les Archives départementales
du Loiret observent un délai de 10 ans avant la libre
communication. |
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Pour connaître les conditions de communication
de chacun de ces documents n'hésiter pas à vous adresser
au personnel de la salle de lecture. |
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Rappel
de la loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives |
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Article 6
Les documents dont la communication était libre avant
leur dépôt aux archives publiques continueront d'être
communiqués sans restriction d'aucune sorte à toute personne
qui en fera la demande. Les documents visés à l'article
1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses
mesures d'amélioration des relations entre l'administration
et le public et diverses dispositions d'ordre administratif,
social et fiscal demeurent communicables dans les conditions
fixées par cette loi. Tous les autres documents d'archives
publiques pourront être librement consultés à l'expiration
d'un délai de trente ans ou des délais spéciaux prévus
à l'article 7 ci-dessous. |
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Article 7
Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques
peuvent être librement consultés est porté à :
1- Cent cinquante ans à compter de la naissance pour les
documents comportant des renseignements individuels de
caractère médical ;
2 - Cent vingt ans à compter de la date de naissance pour
les dossiers de personnel ;
3- Cent ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture
du dossier pour les documents relatifs aux affaires portées
devant les juridic- tions, y compris les décisions grâce,
pour les minutes et répertoires des notaires ainsi que
pour les registres d'état civil et de l'enregis- trement
;
4- Cent ans à compter de la date du recensement de l'enquête,
pour les documents contenant des renseignements publics
individuels ayant trait à la vie personnelle et familiale
et d'une manière géné- rale, aux faits et comportements
d'ordre privé, collectés dans le cadre des enquêtes statistiques
des services publics ;
5- Soixante ans à compter de la date de l'acte pour les
documents qui contiennent des informations mettant en
cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'Etat
ou la défense nationale, et dont la liste est fixée par
décret en Conseil d'Etat. |
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Article 8
Sous réserve, en ce qui concerne les minutes de notaires,
des dispositions de l'article 23 de la loi du 25 ventôse
an XI, l'administration des archives peut autoriser la
consultation des documents d'archives publiques avant
l'expiration des délais prévus aux articles 6, alinéa
3 et 7 de la présente loi. Cette consultation n'est assortie
d'aucune restriction, sauf disposition expresse de la
décision administrative portant autorisation. Par dérogation
aux dispositions du premier alinéa du présent article,
aucune autorisation ne peut être accordée aux fins de
permettre la communication, avant l'expiration du délai
légal de cent ans, des renseignements visés au 4 de l'article
7 de la présente loi. |
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Reproduction |
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Les documents librement consultables peuvent
être reproduits, dans la mesure où cela ne nuit pas à
leur bonne conservation et selon les conditions prévues
par le règlement. |
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Photocopies
es documents reliés ne doivent pas être soumis à l'épreuve
de la photocopie (note AD 22000/5254 du ministère de la
culture aux commissaires de la République des départements).
D'autre part, "Sont exclus de la photocopie des livres
et documents reliés, les actes originaux de l'état civil,
les documents scellés ou d'un format dépassant la taille
de la vitre du photocopieur." (article 18 du règlement
ci-dessus). |
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Photographies
Il est possible de passer commande de reproductions photographiques
auprès du laboratoire de service. Le personnel de la salle
de lecture vous fera connaître les tarifs en vigueur.
Les tirages sont réalisés en principe chaque deuxième
semaine du mois ; veuillez vous en assurer auprès du personnel
de la salle de lecture.
Il est aussi possible à titre exceptionnel d'effectuer
des clichés à l'aide de son propre matériel. Veuillez
vous faire remettre le formulaire d'autorisation par la
présidente du salon de lecture.
Dans les deux cas, le demandeur s'oblige à mentionner
pour toute publication : l'appartenance du document produit,
l'origine du cliché utilisé, et il s'engage à en acquitter
les droits. |
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